martes, 31 de agosto de 2010

Almacenes 'digitales'; una vía para mejorar la gestión de la pyme

-Cerca del 90% de los pequeños negocios desconoce los nuevos formatos de inventarios
-Un sistema mecanizado puede ahorrar la mitad de tiempo y dinero en la gestión del 'stock'
Todas las empresas deben, cada cierto tiempo, contabilizar el volumen de productos que tienen.
En otras palabras: elaborar un inventario o un control del almacén. Y el final del verano es una de las épocas que muchas eligen para ello. Sin embargo, a la hora de revisar sus stocks, cerca del 90 por ciento no están formadas y desconocen el correcto procedimiento, según Julio Cuesta, director de la consultoría de formación para la gestión de almacenes Aga-Asesores: "Sólo lo ven como productos que tienen en un almacén y no como un dinero que pueden perder".
Este profesional subraya que las pymes aún son reacias a formar a su personal y a actualizar los sistemas informáticos que gestionan la entrada y salida de mercancía. "Mejorar las condiciones de nuestro negocio puede tener un coste muy elevado, pero a la larga será mucho más rentable", defiende.
¿Y cuál es el sistema más económico para una pyme? Según el responsable de esta consultoría, el sistema ideal es uno mecanizado, que ayude a tener un correcto control de stocks y que posibilite trabajar con programas ERP (Enterprise Resource Planning), un software central que registra todos los procesos administrativos del negocio y mantiene actualizado el inventario. "La mayoría de las pymes que trabajan con un sistema informatizado registran mayores beneficios. Sin embargo, la pequeña y mediana empresa española aún no está totalmente mecanizada", añade Ignacio Pomar, director general de Datisa. Además, hay que contar con el añadido de que muchas de las pymes que sí tienen un sistema informático no lo actualizan.
Automático o manual
Hoy, un importante número de pequeñas compañías siguen llevando su control de inmovilizados a través de las tradicionales hojas de cálculo, cuyo manejo requiere más tiempo y esfuerzo, además de provocar más errores, según comenta el director general de Datisa. Esta compañía está especializada en el desarrollo y comercialización de sistemas ERP. "Se trata de adaptar un software que soluciona los aspectos contables de la gestión administrativa, que evita pérdidas económicas y reduce el trabajo físico".
"Además, disponemos de programas para las PDA, que reconocen las referencias de los productos y están sincronizadas con el programa central ERP. Esto hace que automáticamente se regule todo el sistema", explica Ignacio Pomar.
¿Cuáles son las principales ventajas de realizar un inventario mecanizado? "Si hago un inventario manual el coste será menor pero el número de horas perdidas se incrementa", explica Pomar. "A veces supone la paralización de la empresa, que aprovecha los días festivos para actualizar sus inventarios", indica. También el empresario puede elegir entre varios tipos de almacén. Hay dos modos: organizado (gestión manual) y el caótico (sistema mecanizado). El organizado es el modo habitual, donde cada producto tiene asignado su sitio en el local y cada ubicación también dispone de referencias. Esto hace que el trabajo sea más lento y requiera más tiempo. Al contrario del caótico, que no dispone de ubicaciones específicas en el que los productos se colocan según la disponibilidad del local.
Por otra parte, según el director general de Datisa, "permite que el almacén pueda ser más pequeño y ayuda a ahorrar dinero". Por lo tanto, el medio mecanizado evita los errores humanos cuando usa las calculadoras y el sistema caótico ahorra dinero y espacio. Soluciones 'personalizadas'
La mayoría de las compañías demandan un servicio estándar, que ahorra dinero, pero hay empresas muy diversas que necesitan un tratamiento específico. "En general aplicamos soluciones a gran escala, pero no todas las empresas son iguales", explica Pomar. En ese caso, "se realiza un proyecto y se determina qué tipo de programa debe ser ajustado", concluye. ¿Y el coste? El precio del servicio y el uso de los programas dependerá del número de veces que se haga el inventario y el tipo de pyme. Según Pomar si todos los negocios usaran un sistema caótico se ahorrarían más del 50 por ciento de su inversión de tiempo y dinero a la hora de gestionar el inventario del almacén.
Por: Rocío Calderón
Fuente: El Economista

1 comentario:

  1. Hay que tener en cuenta tambien para este tipo de negocio la utilización de un software para el
    Control de stock

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